TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG
TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG
Tổ chức lễ khai trương không chỉ đơn thuần là việc ra mắt một công ty, khai trương cửa hàng, showroom,...mà còn là nền tảng khởi đầu cho sự phát triển đầy hứa hẹn. Giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu trên thị trường, thu hút sự chú ý của khách hàng và cạnh tranh với những đối thủ trong cùng lĩnh vực.
HM Media là một trong top 5 công ty tổ chức lễ khai trương uy tín tại Thành phố Hồ Chí Minh. Với tâm huyết và sự chuyên nghiệp, chúng tôi đã xây dựng được danh tiếng và sự uy tín trong ngành. Những thế mạnh nào mà chúng tôi tự hào đã làm nên tên tuổi của HM Media?
Dịch vụ khai trương
Đội ngũ nhân viên tài năng và tận tụy: Chúng tôi tự hào có một đội ngũ nhân viên tài năng, đam mê và tận tụy. Mỗi thành viên trong đội ngũ đều sở hữu đầy đủ kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm thực chiến.
Tính linh hoạt và tùy biến: Chúng tôi hiểu rằng mỗi khách hàng đều có những đặc điểm, nhu cầu và mong muốn khác nhau. Vì vậy, chúng tôi luôn linh hoạt và tùy chỉnh dịch vụ khai trương của mình để đáp ứng yêu cầu đặc biệt từ mọi khách hàng.
Tinh thần dẫn đầu và đổi mới: Mục tiêu của chúng tôi là trở thành công ty tổ chức sự kiện khai trương hàng đầu trong ngành. Chúng tôi không ngừng cập nhật và áp dụng công nghệ mới như virtual event, livestream, nhằm tạo ra những trải nghiệm ấn tượng nhất cho khách hàng.
Khai trương hay còn gọi là Grand Opening là một trong những sự kiện quan trọng và không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp về sau này. Ngoài ra, sự kiện khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.
Chính những ý nghĩa đó mà việc tổ chức lễ khai trương ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư bài bản, chi tiết nhằm giới thiệu hình ảnh công ty và khẳng định vị thế của doanh nghiệp.
1. Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương
Bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là phải xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới là gì. Từ đó sẽ dựa trên mục đích chính để triển khai các phần tiếp theo sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút nhiều khách hàng biết đến.
Đa số các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương đều hướng đến mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến các khách hàng. Đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh sản xuất trong tương lai.
2. Đối tượng hướng đến của buổi lễ khai trương
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách hàng khác nhau. Việc xác định đối tượng phù hợp với doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả của buổi lễ và đưa sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng một cách nhanh nhất.
Dựa vào việc xác định đối tượng khách hàng cũng góp phần xây dựng nội dung và chủ đề và của buổi lễ sát hơn với mong muốn của khách hàng.
3. Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương
Khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện, chúng ta sẽ tiến hành đưa ra các ý tưởng concept phù hợp với doanh nghiệp và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Những ý tưởng sáng tạo, key moment là điểm nhấn giúp buổi lễ khai trương trở nên thú vị, thu hút khách mời và thể hiện sự khác biệt của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác.
Việc lựa chọn ý tưởng độc lạ, cũng là một điểm cộng giúp chương trình diễn ra thành công và ghi được dấu ấn trong lòng các khách mời tham dự cũng như mang yếu tố truyền thông mạnh, giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.
4. Xác định thời gian và địa điểm
- Thời gian:
_ Việc lựa chọn thời gian – ngày diễn ra lễ khai trương vô cùng quan trọng. Theo quan niệm cha ông từ thời xa xưa, lựa chọn ngày, giờ đẹp để khai trương sẽ giúp cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và phát đạt.
_ Để lựa chọn thời gian lễ khai trương, doanh nghiệp nên chọn ngày và giờ sao cho thu hút được nhiều khách mời đến tham dự và tránh những ngày xấu. Bạn có thể tự lựa chọn ngày theo mong muốn của mình hoặc nhờ đến các chuyên gia phong thủy xem tử vi và tư vấn chọn ngày đẹp, phù hợp với chủ doanh nghiệp.
5. Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện
Để thương hiệu doanh nghiệp được biết đến và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì hoạt động marketing vô cùng cần thiết và quan trọng. Việc đẩy mạnh truyền thông giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Ngoài ra truyền thông mạnh cũng góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi và phổ biến hơn.
6. Quản lý rủi ro trong sự kiện
Trong bất kì các sự kiện lớn nhỏ thì đều chứa đựng những rủi ro trong đó. Các yếu tố : Con người, thời tiết, thiết bị, chi phí … đều có thể tiềm ẩn những nguy cơ gây nên rủi ro trong sự kiện. Chính vì vậy, việc tính toán được những rủi ro có thể xảy ra trong lúc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các biện pháp khắc phục kịp thời, chủ động trong mọi tình huống để sự kiện được diễn ra liên tục và suôn sẻ.
Triển khai kế hoạch tổ chức lễ khai trương
Sau khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch vạch ra, chúng ta cần lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình từ khâu thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi công. Ngoài ra để sự kiện diễn ra thêm phần chỉnh chu và tránh những rủi ro không đáng có, chúng ta nên lên kịch bản chạy chương trình và kịch bản lời dẫn cho MC ( MC Script)
I. Các hạng mục cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương
1. Thiết kế 2D, 3D
Hình ảnh đẹp là ấn tượng ban đầu, góp phần tạo sự hứng thú và tò mò của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Việc thiết kế hình ảnh đẹp mang tính thẩm mỹ và nghệ thuật dựa theo chủ đề của doanh nghiệp giúp buổi lễ khai trương trở nên đặc biệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điểm nhấn phong cách riêng biệt của doanh nghiệp.
2. Lập danh sách khách mời và gửi thiệp mời
Xác định đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới để lựa chọn khách mời phù hợp với buổi lễ khai trương.
Chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách mời một cách chu đáo nhất góp phần tạo thiện cảm lớn cho khách mời.
3. Chuẩn bị các thiết bị vật tư cần sử dụng cho buổi lễ khai trương
Đối với sự kiện khai trương, việc chuẩn bị thi công, trang trí càng cần được chuẩn bị kĩ lưỡng. Nên dựa vào nội dung chương trình để chuẩn bị các thiết bị phù hợp, cần thiết cho buổi lễ. Các thiết bị cơ bản để tổ chức sự kiện khai trương cần có bao gồm:
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng tương ứng, phù hợp với số lượng khách mời tham dự.
- In ấn backdrop, banner, standee,…theo kích thước yêu cầu.
- Hoa tươi, cột barie, pháo điện, pháo giấy sử dụng để trang trí sân khấu.
- Bộ cắt băng khai trương gồm: khay, kéo, băng đỏ và hoa cài.
- Hòm bốc thăm phục vụ cho tiết mục bốc thăm may mắn trong chương trình.
- Tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, đồ uống cho các khách mời tham dự.
- Quà tặng cho các khách mời tham dự buổi lễ.
